Tratamiento de Datos

OBJETO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por GREEN STAGE.​

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ALCANCE

Esta política aplica para todos los datos personales registrados en las bases de datos de GREEN STAGE, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

 

La Política es de obligatorio cumplimiento para GREEN STAGE. y en general para todo el personal que participa en el tratamiento de los datos personales objeto de la misma.

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RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Para efectos del presente documento el Responsable del tratamiento es GREEN STAGE., identificada con Nit. XXX.XXX.XXX-X​

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PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

Siendo el tratamiento de datos una actividad de gran relevancia para la Compañía y conscientes de la concurrencia de derechos y deberes en torno a la misma, GREEN STAGE. desarrollará la actividad de tratamiento de datos dando aplicación permanente a los siguientes principios:

• Legalidad: En el desarrollo de cualquier actividad asociada al tratamiento de datos, se debe dar plena aplicación a las disposiciones normativas y reglamentarias que regulan esta materia, garantizando que existe pleno conocimiento y sensibilidad en el personal vinculado a los procesos de tratamiento de datos en relación con el marco normativo aplicable a la actividad. 

• Finalidad: Todo dato personal capturado en el desarrollo de las actividades comerciales de GREEN STAGE debe ser tratado única y exclusivamente de acuerdo con las finalidades específicas informadas a los titulares. Así mismo, los titulares siempre serán debidamente informados acerca de dichas finalidades a efectos de que autoricen el tratamiento en función de las mismas. 

• Libertad: El tratamiento de los datos personales en GREEN STAGE sólo se realizará cuando medie autorización previa y expresa del titular, quien debe ser informado sobre las modalidades de tratamiento que se aplicarán a sus datos personales. Se prohíbe la transferencia o divulgación de los datos personales sin la previa autorización del titular, salvo en los casos que exista una disposición legal que lo autorice o medie orden de autoridad judicial. 

• Veracidad o calidad: En el desarrollo de las actividades relacionadas con el tratamiento, GREEN STAGE velará porque los datos personales tratados gocen de veracidad, exactitud, completitud y que estén actualizados. 

• Transparencia: Los titulares de los datos podrán tener acceso a la información sobre sus datos personales y la manera en que están siendo tratados por GREEN STAGE

• Acceso y circulación restringida: El acceso y la circulación de los datos personales tratados en GREEN STAGE se limitará exclusivamente a las personas que deban participar en dichos procesos en atención a las necesidades de sus respectivos cargos, para efectos de autorizar el acceso a las personas que realizarán el tratamiento, se tendrá en cuenta el marco normativo y las regulaciones aplicables, así como los lineamientos de la POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN implementada por GREEN STAGE.

• Seguridad: Los datos personales objeto de tratamiento, deberán protegerse bajo medidas de seguridad adecuadas. Se debe implementar medidas operativas, físicas, digitales y humanas que eviten su pérdida, adulteración o acceso no autorizado. Así mismo, se aplicarán los lineamientos de la POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN implementada por GREEN STAGE.

• Confidencialidad: GREEN STAGE garantizará la reserva de los datos personales que no estén bajo la categoría de datos públicos. Todas las personas que tengan acceso al tratamiento de los datos personales deberán emplear evitar la exposición, circulación y divulgación inadecuada a terceros no autorizados y deberán aplicar los lineamientos de la POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN implementada por GREEN STAGE.

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DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO:

GREEN STAGE recolectará, previa autorización expresa, libre e informada del respectivo titular, los datos personales que a continuación se relacionan: 

 

De los clientes activos y retirados:

• Información de identificación personal (IIP) como nombres y apellidos, teléfono, dirección, género y cualquier información que permita identificar a los clientes que contraten los servicios. 

• Dirección IP (Internet Protocol) con el fin de diagnosticar problemas o inconvenientes con nuestro servidor, así como para administrar el Sitio Web. 

• Correo electrónico para la utilización del Sitio Web, la vinculación y la contratación de los servicios. 

• Nombre y datos de contacto de su acudiente en caso de ser necesario.

• Opcionalmente (por tratarse de datos sensibles) evaluación médico-deportiva para la elaboración de programas de entrenamiento y nutrición.

 

Visitantes y en general público que tenga algún contacto con GREEN STAGE

• Dirección IP (Internet Protocol) con el fin de diagnosticar problemas o inconvenientes con nuestro servidor, así como para administrar el Sitio Web. 

• Nombre, dirección, teléfono y correo electrónico.

• Opcionalmente (por tratarse de datos sensibles) la huella digital, audio, video y/o fotografía.

 

De los socios – proveedores.

• Nombre del socio-cliente o proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

• Nombre del representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

• Nombre de la persona de contacto, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

• Información tributaria;

• Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

 

De los empleados.

• Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de cónyuge e hijos, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte;

• Estado civil;

• Tallas para efectos de dotación;

• Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;

• Salario y otros pagos;

• Descuentos de nómina;

• Aportes pensionales;

• Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, etc.;

• Procesos judiciales, embargo;

• Contrato laboral;

• Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;

• Capacitaciones recibidas;

• Informe de evaluación psicológica;

• Fechas de ingreso y retiro.

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FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS EN GREEN STAGE.

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UNION: Espacio de Práctica recolectará los datos personales de los titulares únicamente para las siguientes finalidades

Talento humano (empleados, aspirantes, ex -empleados) 

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.

• Desarrollar los procesos de liquidación y pago de nómina.

• Constituir el expediente de hoja de vida laboral de cada empleado. 

• Para adelantar actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas, educativas y sociales

 

De los clientes activos y retirados:

• Administración segura del Sitio Web en el que el usuario entra para explorar las ofertas y promociones proporcionadas por UNION: Espacio de Práctica. 

• Cumplimiento de los contratos de servicios celebrados con los clientes.

• Publicidad y prospección comercial. Análisis de perfiles a efectos de compartir información comercial. 

• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. 

• Gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los clientes y por terceros, direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes y conservar el historial relacionado con estos aspectos. 

• La segmentación de clientes, por grupos objetivos de interés, con el fin de hacerlos partícipes de los diferentes programas de beneficios e informaciones promocionales

• Elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados por UNION: Espacio de Práctica. 

• Transmisión a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos.

• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de UNION: Espacio de Práctica. 

• Para identificar a los usuarios cuando ingresen al Sitio Web.

• Para ofrecer a los clientes servicios y funcionalidades que se adecuan a los gustos e intereses personalizados.

• Para proceder a la facturación y cobro, así como al desarrollo de las labores de cobro y recuperación de cartera que sean necesarias en eventos de mora en las obligaciones del cliente. 

• Compartir los datos personales con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de UNION: Espacio de Práctica, dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o intermediarios de la gestión de pagos. 

• Suministrar la información a terceros con los cuales UNION: Espacio de Práctica tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del contrato.

• Creación de grupos de WhatsApp donde los entrenadores compartirán información sobre el desarrollo de las actividades correspondientes.

• En caso de que el cliente haya autorizado el tratamiento de datos sensibles asociados a su estado médico-deportivo, la finalidad del tratamiento será exclusivamente la de desarrollar programas de entrenamiento personalizados, controlar sus avances y objetivos, contar con la información mínima necesaria en casos de urgencias médicas y/o primeros auxilios, así como prevenir riesgos por actividad física.

• En caso de que el cliente haya autorizado el tratamiento de datos sensibles como su huella digital, audio, video y/o fotografía, la finalidad del tratamiento será exclusivamente la de facilitar la adopción de medidas de seguridad preventivas y correctivas en las instalaciones.

 

De los visitantes y en general público que tenga algún contacto con UNION: Espacio de Práctica.

• Autorizar el ingreso y contar un registro adecuado del mismo. 

• Diagnosticar problemas o inconvenientes con nuestro servidor, así como para administrar el Sitio Web, en el evento en se trate de público que consulta la información contenida en la página web. 

• Seguridad de las instalaciones.

• Publicidad y prospección comercial. Análisis de perfiles a efectos de compartir información comercial. 

• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

 

De los socios o proveedores.

• Desarrollar del objeto contractual establecido.

• Realización de transacciones bancarias entre UNION: Espacio de Práctica y el socio-cliente o el proveedor.

• Gestión contable, fiscal y administrativa que surja de la relación contractual entre UNION: Espacio de Práctica y el socio-cliente o el proveedor.

• Verificar referencias, evaluar su desempeño, así como efectuar análisis estadísticos.

• Gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los terceros, socios o proveedores, direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes y conservar el historial relacionado con estos aspectos.

• Suministrar la información a terceros con los cuales UNION: Espacio de Práctica tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del contrato con los terceros, socios o proveedores.

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DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

Los Titulares de los Datos Personales capturados por UNION: Espacio de Práctica en el desarrollo de sus actividades, tienen los derechos que se enlistan a continuación, así como todos los demás que se les reconozcan en la Ley y la Constitución así no hayan sido previstos de manera expresa en este documento: 

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. 

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales. 

• Presentar ante las Autoridades, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

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DEBERES DEL RESPONSABLE:

Sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras regulaciones que regulen su actividad

económica, UNION: Espacio de Práctica; en su condición de Responsable del tratamiento cumplirá con los siguientes deberes:

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• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. 

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que Ie asisten por virtud de la autorización otorgada. 

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, usa o acceso no autorizado o fraudulento. 

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento 

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según sea el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley; 

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; 

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley y en la presente Política; 

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administraci6n de la información de los Titulares. 

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos tiene la obligación de mantener actualizados los datos personales que haya suministrado. UNION: Espacio de Práctica no se hace responsable por la falta de actualización de datos personales por parte del titular de los mismos.

 

 

CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

Datos sensibles: 

Con el objetivo exclusivo de facilitar la prestación de los servicios médico deportivos contratados por los clientes UNION: Espacio de Práctica podrá solicitar información sensible como información relativa a la salud del titular (historia médico deportiva), así como datos biométricos de las personas que visiten sus instalaciones, proveedores, contratistas, colaboradores, con propósitos de seguridad; esta información se cataloga como personal, de carácter sensible, y por tanto su tratamiento se adelanta bajo premisas especiales. Siempre que se recolecten datos sensibles se aplicarán las siguientes reglas:

• Se debe informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

• Se informará al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

• Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

 

Datos de menores de edad: 

UNION: Espacio de Práctica declara que, en atención al tipo de servicios que ofrece en el mercado, realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, siempre que se trate este tipo de información se deben cumplir los siguientes parámetros y requisitos:

• Que el tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. UNION: Espacio de Práctica, como responsable del tratamiento, deberá velar por el uso adecuado de los mismos y porque el encargado y los involucrados en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, ajusten sus conductas a estos lineamientos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente capítulo.

 

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

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Requisito de procedibilidad: 

Con base en lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los titulares entienden que la procedencia de sus eventuales quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio depende de que se haya agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante UNION: Espacio de Práctica.

 

Canales de atención de peticiones quejas y reclamos: 

Las solicitudes de los titulares, relacionadas con el ejercicio de sus derechos en materia de Habeas Data, se podrán hacer mediante escrito enviado al correo electrónico uniondepracticas@gmail.com donde se debe indicar nombre, la petición puntual, motivo(s) que dan lugar al reclamo o petición con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información), los anexos necesarios para que se dé trámite a la misma y la información de a donde desea se envíe la respuesta.

 

Procedimiento general aplicable: 

De manera general, toda petición relacionada con el ejercicio de derechos en materia de Habeas Data por parte de los titulares, será gestionada por el Oficial de tratamiento de datos según el siguiente procedimiento:

• Etapa de calificación: En esta etapa se valorará si el solicitante es el titular de los datos o si está legitimado para realizar la solicitud y se hará el análisis de forma para determinar si ésta reúne los requisitos establecidos en la norma y si contiene la información mínima necesaria para atenderla. En caso de que el requerimiento esté completo se emitirá respuesta dentro de los tiempos establecidos para el efecto en la presente Política. Si la solicitud no está completa, el Oficial de Protección de Datos requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane lo que se encuentra pendiente. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• Etapa de gestión (Examen de fondo): Una vez superado el examen de forma, el Oficial de protección de datos valorará de fondo las solicitudes de eliminación, corrección o actualización de los datos, determinando si existe una relación contractual vigente o un deber legal, por el cual no sea posible eliminar el dato o si existe alguna limitación o inconsistencia que impida actualizar el dato en los términos de lo solicitado por el titular. 

• Etapa de respuesta: Una vez validados los aspectos anteriormente enunciados, se procederá a emitir respuesta al Titular, así: i) las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término; y ii)los reclamos serán atendidos en un plazo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Particularidades del proceso dependiendo del tipo de solicitud.

• Consultas: A través de los mecanismos dispuestos en la Presente Política, el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad titulares, podrán formular consultas. Estas consultas también pueden ser realizadas por medio del call-center de UNION: Espacio de Práctica y en caso de no ser necesaria información adicional, se podrá emitir respuesta inmediata. Cualquiera que sea el medio, se guardará prueba de la consulta y su respuesta.  

  • Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará la identidad del titular del dato y/o los documentos que lo legitimen para realizar la solicitud.

  • Las consultas pueden ser realizadas para validar qué datos personales del Titular se encuentran en poder del Responsable y verificar su precisión o exactitud.

• Reclamos: A través de los mecanismos dispuestos en la Presente Política, el titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o los representantes de menores de edad titulares, podrán formular reclamos orientados a obtener la actualización o incluso la supresión de sus datos personales. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la dirección de correo electrónico uniondepracticas@gmail.com, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. 

  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

  • De acuerdo con lo estipulado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, la solicitud de la revocatoria de la autorización no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

  • En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades: 

    • Total: Cuando se solicita que UNION: Espacio de Práctica deje de realizar cualquier tipo de tratamiento de los datos personales del Titular. 

    • Parcial: Cuando el Titular no autoriza el tratamiento para todas las finalidades informadas y sólo lo autoriza respecto de algunas de ellas. En este caso, UNION: Espacio de Práctica deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular, respecto de las finalidades que el Titular manifiesta no autorizar y se conserva la autorización para las demás finalidades autorizadas.

 

VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y PERMANENCIA DEL DATO

Esta Política empezará a regir desde la fecha (Diciembre de 2022). Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de UNION: Espacio de Práctica, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados y considerando lo establecido en la POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

 

De conformidad con lo definido en la Política de Seguridad de la Información, UNION: Espacio de Práctica ha tomado la decisión de conservar los datos personales recopilados mínimo 10 años, bien sea físicamente o en digital. Lo anterior, con base en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Trascurrido este término se procederá con la destrucción o supresión del dato, de conformidad con las normas y regulación aplicables a la gestión documental de la Compañía.

 

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 5° del Decreto 1377 de 2013, deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.